In een gemeente wordt veel belangrijk gevonden. Heel veel.
Honderden projecten en activiteiten lijken soms over elkaar heen te buitelen.
Nieuwe en oude ambities strijden om de hoogste prioriteit.
Maar hoe hou je daar nu een beetje zicht op?
Een simpel testje:
de Wet Maatschappelijke Ondersteuning moet ervoor zorgen dat iedereen kan blijven meedoen in de samenleving.
Een paar vragen:
In welke bestuurlijke ambities / doelstellingen van uw gemeente is dat opgenomen?
Welke projecten en activiteiten doet uw gemeente om die doelstellingen te realiseren?
Waar liggen de prioriteiten?
Wie houdt zich met welke projecten en activiteiten bezig en wat is de laatste stand van zaken?
Antwoorden:
Hoeveel documenten moet u raadplegen voordat u deze vragen kunt beantwoorden?
………..
Als u dit aantal vermenigvuldigt met het aantal bestuurlijke doelstellingen, op welk aantal komt u dan?
………..
Zou het niet geweldig zijn als u kunt zeggen: ik kan dat allemaal met één druk op de knop op één scherm aflezen. En met één druk op de knop draai ik een rapportage uit:
Hoe staat het met de uitvoering van de Wmo of het economisch beleidsplan?
Wat staat er voor mijn afdeling dit jaar op de rol?
Hoe ver is het met de uitvoering van het collegewerkprogramma?
…
Wat is het probleem?
Het probleem is dat de Plan Do Check Act-cyclus vooral een papieren exercitie is
(Excel- en Worddocumenten zeg maar). Er ontstaat al snel een woud aan documenten.
Het trekken van een rode draad per onderwerp (bijvoorbeeld de Wmo) van ambitie tot uitvoering en terug is een zoektocht door pagina’s, hoofdstukken en tabellen.
Het maken van nog maar een extra overzicht is niet de oplossing.
Plan
De oorsprong van bestuurlijke ambities en daaruit voortvloeiende projecten en activiteiten vind je vaak terug in beleidsvisies: een beleidsplan economische zaken, een centrumplan, een structuurvisie en heel veel meer.
Het collegebeleidsprogramma neemt een deel van deze visies over en noteert direct een aantal nieuwe ambities. Er ontstaat een eerste breuk.
In de begroting moet dit als een leesbaar stuk opgenomen worden. Een volgende breuk ontstaat. Do
In het afdelingsplan moeten de plannen vertaald worden in concrete onderwerpen die de afdeling (en vaak ook meerdere afdelingen tegelijkertijd) gaat oppakken. En weer vindt er een breuk plaats. Check
Vervolgens wordt hier regelmatig over gerapporteerd in maraps, beraps, buraps en wat dies meer zij. Uit deze rapportages moet blijken in hoeverre de gemeente haar ambities aan het waarmaken is, tijdig en binnen de afgesproken budgettaire kaders. Wat loopt al wel en wat nog niet? Wat is afgerond en kan afgesloten worden? Waar loopt men vertraging op? Act
Deze resultaten moeten vervolgens weer worden doorvertaald naar de nieuwe begroting waarbij ook nieuwe ambities en ideeën worden opgenomen. En zo begint de (papier-)molen opnieuw.
Weten hoe dit handiger kan?
Met Pepperflow beschrijft u eerst al uw lopende projecten en activiteiten. Vervolgens kunt u deze op een eindeloos aantal manieren groeperen en zo de uitvoering van uw bestuurlijke ambities plannen, uitvoeren en managen. Simpel in control zeggen we dan.
